Срок хранения личных дел сотрудников в организациях, а также в государственных и муниципальных архивах планируется сократить с 75 до 20 лет. Соответствующий законопроект, разработанный Минкультуры России, внесен в Госдуму Правительством РФ.

Сейчас, согласно ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ", документы по личному составу хранятся 75 лет после увольнения сотрудника.

Минкультуры России предлагает внести в закон новую ст. 18.1, полностью посвященную хранению документов по личному составу. Согласно этой статье, в течение 75 лет будут храниться лишь документы, созданные до 2003 г., а также документы, дающие право на досрочное назначение пенсии по старости и на пенсию по выслуге лет. Срок хранения других документов сокращается до 20 лет.

В министерстве поясняют, что в 2003 году ПФР создал информационную базу индивидуального персонифицированного учета. Таким образом, больше нет смысла при начислении пенсий обращаться к архивам организаций. Сокращение срока хранения позволит разгрузить архивы и снизить расходы работодателей, а также муниципальных и государственных архивов.

По данным Минкультуры России, по состоянию на 2009 г. в российских организациях хранилось более 122 млн. дел по личному составу. Еще 33 млн. дел было сдано в государственные и муниципальные архивы при ликвидации организаций в 1991-2009 г.г.

По расчетам авторов законопроекта, стоимость хранения одного дела в течение года (в ценах 2013 года) составляет 40 рублей. Чиновники подсчитали, что если все документы, созданные, например, в 2000 году, будут храниться в государственных и муниципальных 75 лет, затраты составят 4,5 млрд. руб. При сокращении срока хранения до 20 лет расходы уменьшаются до 1,2 млрд. руб.